Umweltbundesamt
Element 2 richtet sich an das Top-Management und beschreibt die zentralen Aufgaben und Verantwortungen im Rahmen des EnMS. Um die fortlaufende Verbesserung der energiebezogenen Leistung zu ermöglichen, muss das Top-Management die Ressourcen für ein Energie-Team zur Verfügung stellen und die Umsetzung der maßgeblichen EnMS-Maßnahmen sicherstellen.
Das Top-Management kommuniziert die Notwendigkeit der Implementierung eines EnMS und stellt erste Regeln und Verantwortlichkeiten zur Umsetzung des EnMS auf.
Festlegung und Kommunikation einer Energiepolitik, welche zur Unternehmensphilosophie passt und für den Kontext der Organisation (Element 1) angemessen ist. Dabei sollte formal darauf geachtet werden, dass die Energiepolitik vom Top-Management unterzeichnet wird. Inhaltlich sollte dargelegt werden, dass das Unternehmen alle relevanten Rechtsvorschriften erfüllt, unnötiger Energieverbrauch vermieden wird und eine Verbesserung des EnMS und der Energieeffizienz angestrebt wird.
Zur Erstellung der Energiepolitik können beispielsweise folgende Grundbausteine genutzt werden:
Vergewissern Sie sich, dass die Energiepolitik aus Level 2 eine Verpflichtung zur fortlaufenden Verbesserung der energiebezogenen Leistung sowie des Energiemanagements enthält.
Das Top-Management demonstriert sein Engagement unter anderem dadurch, dass es die eigene Energiepolitik in festgelegten Abständen überprüft und gegebenenfalls aktualisiert; es stellt dabei sicher, dass die Energiepolitik zu der aktuellen strategischen Positionierung des Unternehmens passt (jährlich). Nutzen Sie dazu die „Verantwortlichkeitsmatrix“ sowie die „Management-Checkliste“ zur Vorlage beim Top Management.
Legen Sie den Anwendungsbereich fest (Organisation) und definieren Sie die Grenzen des EnMS (Standort). Anwendungsbereich und Grenzen können physisch aber auch organisatorisch sein. So kann etwa die Logistik, mit eigenen LKW, Teil des EnMS sein, auch wenn der Energieverbrauch maßgeblich nicht auf dem eigenen Gelände verursacht wird, da der Prozess Logistik durch die Organisation verantwortet und kontrolliert wird.
Sie sind frei bei der Festlegung des Anwendungsbereiches. Allerdings sollten Sie die im Rahmen der Kontextanalyse festgestellten Anforderungen interessierter Parteien berücksichtigen. Fordert etwa die gesetzgebende Instanz ein EnMS für die vollständige rechtliche Einheit ist dies zu berücksichtigen.
Um die Anforderungen zu erfüllen können Sie Formulierungen verwenden wie:
„Das EnMS gilt für alle von der Muster GmbH verantworteten und kontrollierten energieverbrauchenden Prozesse. Hierzu gehören die Standorte A, B und C sowie der Fuhrpark.“
Ergänzend können Sie zusätzlich einen räumlichen Übersichtsplan erstellen. Dieser würde allerdings nur zur Übersicht dienen und ist keine direkte Anforderung der Norm. Als Softwaretool können Sie dazu gängige Tools wie „MS Visio“ oder „AutoCAD“ nutzen. (Kostenfreie Tools zur Grundrisszeichnung sind u.a. „Sweet Home 3D“, „Roomeon“, „meinHausplaner“ oder„SketchUP“) Fokussieren Sie sich auf energierelevante Anlagen und Prozesse und benutzen Sie einschlägige Raumdetails oder Produktionsanlagen, um die Orientierung zu erleichtern.
Markieren Sie alle bereits bekannten SEUs und eventuell bereits bekannte Energieeinsparpotentiale. Diese können beispielsweise überflüssige Beleuchtung oder IT, ungeregelte Heizungssysteme oder Aktionspläne aus Element 6 sein. Ergänzen Sie die SEUs mit vorhandenen Informationen zu den Energieträgern und den jeweilig anfallenden Energieverbräuchen und Energiekosten aus Element 4.
Das Top-Management demonstriert Engagement, indem es die Aktualität der Formulierungen zu Umfang und Grenzen oder die Eintragungen im Übersichtsplan in festgelegten Abständen prüft (jährlich). Nutzen Sie dazu die „Verantwortlichkeitsmatrix“ sowie die „Management-Checkliste“ zur Vorlage beim Top-Management.
Das Top-Management stellt sicher, dass Energieziele im Unternehmen festgelegt werden (jährlich). Nutzen Sie dazu die „Verantwortlichkeitsmatrix“ sowie die „Management-Checkliste“.
Das Top-Management stellt sicher, dass Ziele und Energieziele im Unternehmen festgelegt werden (jährlich). Nutzen Sie dazu die „Verantwortlichkeitsmatrix“ sowie die „Management-Checkliste“. Die Ziele und Energieziele werden im weiteren Verlauf in Element 6 bearbeitet.
Das Top-Management demonstriert Engagement u.a. dadurch, dass die gesetzten Ziele und Energieziele mit der aktuellen strategischen Ausrichtung des Unternehmens vereinbar sind und Aktionspläne aufgestellt und umgesetzt werden (jährlich). Nutzen Sie dazu die „Verantwortlichkeitsmatrix“ sowie die „Management-Checkliste“.
Das Top-Management stellt sicher, dass sich das EnMS verbessert, um die Ziele zu erreichen. Nutzen Sie dazu die Hilfestellung „Management-Checkliste“ zur Vorlage beim Top-Management.
Das Top-Management stellt sicher, dass die fortlaufende Verbesserung der Energieeffizienz und des EnMS sichergestellt wird. Nutzen Sie dazu die „Management-Checkliste“ zur Vorlage beim Top-Management.
Das Top-Management ermöglicht die Bildung eines Energie-Teams (jährlich). Nutzen Sie dazu die „Management-Checkliste“ zur Vorlage beim Top-Management.
Das Top-Management stellt sicher, dass Verantwortlichkeiten und Befugnisse dem Energie-Team zugewiesen sind (jährlich). Nutzen Sie dazu die „Management-Checkliste“ zur Vorlage beim Top-Management. Die Aufgaben des Energie-Teams werden im weiteren Verlauf in Element 3 festgelegt.
Das Top-Management stellt sicher, dass Verantwortlichkeiten und Befugnisse für Schlüsselrollen über die Mitglieder des Energie-Teams hinaus zugewiesen werden (jährlich). Nutzen Sie dazu die „Verantwortlichkeitsmatrix“ und „Management-Checkliste“ zur Vorlage beim Top-Management.
Identifizieren Sie dazu energiebezogenes relevantes Personal, das die Energieeffizienz, das EnMS oder das Energie-Team beeinflussen kann. Hierbei handelt es sich maßgeblich um die verantwortlichen Personen der wesentlichen Energieeinsatzbereiche (SEU) und weiteren Personen, die die Wirksamkeit des EnMS maßgeblich beeinflussen können. Nutzen Sie zur Dokumentation des relevanten Personals sowie dem entsprechenden Kenntnisstand die Hilfestellung „relevantes Personal“.
In der Regel sind folgende Personen relevant für das EnMS:
Das Top-Management demonstriert Engagement u.a. dadurch, dass Verantwortlichkeiten und Befugnisse allen relevanten Funktionen/Stellen zugewiesen wurden (jährlich). Nutzen Sie dazu die Hilfestellungen „Verantwortlichkeitsmatrix“, „Management-Checkliste“ und „relevantes Personal“ zur Vorlage beim Top-Management.
Das Top-Management stellt sicher, dass die Energiepolitik sowie die Aufgaben des Energie-Teams im Unternehmen kommuniziert werden (jährlich). Nutzen Sie dazu die Hilfestellung „Kommunikation“ (Element 10) sowie die „Management-Checkliste“ zur Vorlage beim Top-Management.
Das Top-Management stellt sicher, dass die Zuständigkeiten des relevanten Personals im Unternehmen kommuniziert werden (jährlich). Nutzen Sie dazu die Hilfestellung „Kommunikation“ (Element 10) sowie die „Management-Checkliste“ zur Vorlage beim Top-Management.
Das Top-Management demonstriert Engagement u.a. dadurch, dass die Bedeutung des EnMS, die Einhaltung aller Anforderungen sowie die relevanten Zuständigkeiten im Unternehmen kommuniziert werden (jährlich). Zudem muss zum Abschließen von Level 4 die Hilfestellung „Verantwortlichkeitsmatrix“ vollständig ausgefüllt vorliegen. Nutzen Sie ergänzend die Hilfestellung „Kommunikation“ (Element 10) sowie die „Management-Checkliste“ zur Vorlage beim Top-Management.
Das Top-Management stellt sicher, dass die Energiepolitik (Thema 1) als dokumentierte Informationen verfügbar ist (jährlich). Nutzen Sie dazu die Hilfestellungen „Kommunikation“ (Element 10) und „Management-Checkliste“ sowie den Inhalt von „1 – Energiepolitik“ zur Vorlage beim Top-Management.
Das Top-Management stellt sicher, dass der Anwendungsbereich (Thema 2) als dokumentierte Informationen verfügbar sind (jährlich). Nutzen Sie dazu die Hilfestellungen „Kommunikation“ (Element 10) und „Management-Checkliste“ sowie den Inhalt von „2 – Umfang und Grenzen“ zur Vorlage beim Top-Management.
„Für Mensch und Umwelt“ ist der Leitspruch des UBA und bringt auf den Punkt, wofür wir da sind. In diesem Video geben wir Einblick in unsere Arbeit.
